Dialog i udbudsprocessen – er vi klar?

Af afdelingschef Louise Dahl Krath Jensen, Dansk Byggeri

”Samtale fremmer forståelsen…”, sådan indledes en af Værdibygs to nye vejledninger om dialog i udbudsprocessen. Vejledningerne udspringer af godt samarbejde, men er branchen klar til at se hinanden som medspillere i stedet for modspillere?

Værdibyg lancerede her i januar sine to nye vejledninger ”Dialog i udbudsprocessen” og ”Udbud med forhandling”. Det foregik ved et arrangement i Værdibyg – et arrangement med god debat og engagement.

Lanceringen efterlod dog en blandet følelse; udbudsloven giver gode muligheder for dialog, men den skal bruges og ikke misbruges. Den virkelig værdiskabende dialog opstår, når vi mødes i øjenhøjde, uden fordomme og fjendebilleder af hinanden. En dialog, hvor alle deltagere anerkendes for de kompetencer, de bidrager med. Men er alle parter i byggeriet klar til det?

Dialog anvendt som kvalitetssikring?

Et indlæg ved lanceringen angav, at udbud med forhandling i et konkret projekt raskt væk havde slået knap 22 mio. af tilbudssummen. Indlægsholderen anslog herudover en forbedring af udbudsmaterialets kvalitet svarende til en værdi af måske 5 mio. kr. En anden indlægsholder havde gennemført markedsdialog med hele syv individuelle entreprenører, som havde leveret relevante og gode input til emner så forskellige som udvælgelseskriterier, afleveringskrav og exit-muligheder.

Der har i snart mange år været skrevet mangt og meget om udbudsmaterialets kvalitet. Måske er tiden nået til en erkendelse af, at udbudsmaterialets kvalitet bedst højnes i fællesskab, hvor alle parter i processen bidrager.

Men skal denne værdiskabelse løftes (gratis) af tilbudsgiverne, fx under en proces med udbud med forhandling? Hvis spørgsmålet i visse tilfælde må besvares bekræftende, så er det måske også på tide, at de deltagende tilbudsgivere honoreres med et reelt vederlag for den viden, de bidrager med til projektets optimering. Det er ikke ualmindeligt, at tilbudsgivere på store projekter har omkostninger på mange hundrede tusinde kroner i en proces med udbud med forhandling. Og kun en af tilbudsgiverne får opgaven med hjem!

Dialog med fjenden

Det er ikke nyt, men det blev meget tydeligt ved lanceringen af de nye vejledninger, at vi overordnet set tænker det værste om hinanden! Rådgiveren sværgede, at de ikke havde fiflet med evalueringerne i to konkrete udbud, selvom den billigste og næstbilligste vandt, hvor prisen kun vægtede 30 %. Tilbudsgiverne føler mistro – måske endnu mere efter at rådgiveren af egen drift følte behov for at sværge, det ikke var foregået? Tilbudsgiverne ønskede et to-kuvert-system kendt fra udlandet, hvor de kvalitative, bløde kriterier vægtes og vurderes, før der kigges på priserne. To-kuvert-systemet vil sikre gennemsigtighed, som der på grund af tilbudsomkostningernes niveau er hårdt brug for. Tilbudsgivernes mistro styrkes af praktiske erfaringer, hvor ordregiver under udbud med forhandling videregiver priser og ændrer kriterier for tildeling.

Ved lanceringen afslørede indlæg fra både bygherre og rådgiver udtalt overraskelse over, at de i deres praktiske erfaringer i udbud med dialog havde fået ærlige, konstruktive og værdiskabende input fra tilbudsgiverne. Kunne det nu virkelig passe, at de udførende var til at tale med, og ikke blot sad i skyttegraven med en aftaleseddel i hånden?

Dialog – hvordan?

Hvis vi sammen skal rykke denne branche, bliver vi nødt til at gå til hinanden med åbent sind. Moralen er måske at lade være med at indgå i en forhandling, hvor du i bund og grund ikke stoler på din kontraktpart.

Værdibygs nye vejledninger indeholder forskellige anbefalinger til rammerne for dialog. Den bedste dialog er vel den, der foregår i respekt for hinandens tid og kompetencer; dér, hvor dialogen bruges, men ikke misbruges.

Loading...